Messepersonal
Als Messepersonal werden alle Personen bezeichnet, die Unternehmen bei Messen, Kongressen, Roadshows und vergleichbaren Veranstaltungen unterstützen. Sie empfangen Besucher, vermitteln Informationen, präsentieren Produkte und repräsentieren die jeweilige Marke vor Ort.
Professionelles Messepersonal kann wesentlich dazu beitragen, wie ein Unternehmen und sein Messestand wahrgenommen werden. Selbst ein aufwendig gestalteter Stand entfaltet seine Wirkung häufig erst durch die Menschen, die Besucher ansprechen, Gespräche ermöglichen und für einen reibungslosen Ablauf sorgen.
Abhängig vom Veranstaltungskonzept kann Messepersonal für einzelne Aufgaben oder als vollständiges Team gebucht werden.
Wer gehört zum Messepersonal?
Messepersonal ist ein Oberbegriff für unterschiedliche Tätigkeiten und Qualifikationen. Welche Personen benötigt werden, richtet sich nach dem Ziel des Messeauftritts, der Zielgruppe und den geplanten Aktionen.
Zum Messepersonal gehören beispielsweise:
* Messehostessen und Hosts
* Promoter
* Produktberater und Produktpräsentatoren
* Empfangs- und Akkreditierungspersonal
* Servicepersonal
* Walking Acts und Entertainment-Personal
Nicht jede Person übernimmt dieselben Aufgaben. Eine Messehostess kann beispielsweise Besucher begrüßen und Termine koordinieren, während ein Produktberater fachliche Gespräche führt. Promoter sprechen Besucher aktiv an und machen auf Aktionen oder Produkte aufmerksam.
Welche Aufgaben übernimmt Messepersonal?
Messepersonal bildet häufig die erste Schnittstelle zwischen einem Unternehmen und den Messebesuchern. Die konkreten Aufgaben sollten deshalb bereits vor der Buchung eindeutig definiert werden.
Typische Aufgaben sind:
* Begrüßung und Orientierung von Besuchern
* Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern
* Unterstützung beim Check-in und bei der Akkreditierung
* Ausgabe von Informationsmaterialien und Give-aways
* Besucheransprache und Kontaktaufnahme
* Präsentation und Erklärung von Produkten
* Erfassung und Vorqualifizierung von Kontakten
* Terminorganisation für das Vertriebsteam
* Begleitung von Pressevertretern und VIP-Gästen
* Unterstützung bei Aktionen, Gewinnspielen und Bühnenprogrammen
* Bewirtung und organisatorische Standbetreuung
Bei beratungsintensiven Produkten können zusätzlich Schulungen oder Fachkenntnisse erforderlich sein. In solchen Fällen arbeiten externe Kräfte häufig gemeinsam mit den Vertriebs- und Produktexperten des Unternehmens.
Was ist der Unterschied zwischen Messepersonal und Messehostessen?
Eine Messehostess beziehungsweise ein Messehost ist eine bestimmte Form des Messepersonals. Zu den typischen Aufgaben gehören Empfang, Besucherbetreuung, Informationsvermittlung und organisatorische Unterstützung.
Der Begriff Messepersonal ist breiter. Er umfasst neben Hostessen und Hosts beispielsweise auch Promoter, Moderatoren, Produktberater, Servicekräfte und Markenbotschafter.
Unternehmen, die unterschiedliche Aufgaben am Messestand abdecken möchten, benötigen daher häufig ein zusammengestelltes Team statt ausschließlich klassischer Messehostessen.
Warum ist professionelles Messepersonal wichtig?
Messen gehören zu den Marketinginstrumenten, bei denen die persönliche Begegnung unmittelbar im Mittelpunkt steht. Besucher entscheiden oft innerhalb kurzer Zeit, ob sie einen Stand betreten und ein Gespräch beginnen.
Freundlichkeit, Aufmerksamkeit und eine verständliche Ansprache beeinflussen den ersten Eindruck ebenso wie Standdesign und Produktpräsentation. Unaufmerksames oder unzureichend vorbereitetes Personal kann dagegen dazu führen, dass potenzielle Kontakte verloren gehen.
Gutes Messepersonal unterstützt das Unternehmen dabei, Besucher gezielt anzusprechen, Wartezeiten zu überbrücken und relevante Kontakte an die zuständigen Mitarbeiter weiterzugeben. Es ersetzt dabei nicht die fachliche Kompetenz des eigenen Vertriebsteams, sondern ergänzt und entlastet dieses.
Welche Eigenschaften sollte gutes Messepersonal mitbringen?
Die Anforderungen gehen weit über ein gepflegtes Erscheinungsbild hinaus. Entscheidend ist, ob die eingesetzten Personen zur Marke, Zielgruppe und konkreten Aufgabe passen.
Wichtige Eigenschaften sind:
* Kommunikationsstärke
* Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
* freundliches und professionelles Auftreten
* Service- und Kundenorientierung
* Belastbarkeit bei langen Messetagen
* Teamfähigkeit und Eigeninitiative
* schnelle Auffassungsgabe
* sichere Fremdsprachenkenntnisse
* Erfahrung mit vergleichbaren Veranstaltungen
Für internationale Fachmessen kann Mehrsprachigkeit besonders wichtig sein. Bei Produktvorführungen zählen außerdem Präsentationsstärke und die Fähigkeit, Inhalte verständlich zu erklären.
Wie wählt man passendes Messepersonal aus?
Vor der Auswahl sollte ein möglichst konkretes Anforderungsprofil erstellt werden. Darin werden Aufgaben, Einsatzzeiten, Zielgruppe, gewünschte Erfahrungen, Sprachkenntnisse und der vorgesehene Dresscode festgehalten.
Hilfreiche Auswahlkriterien sind:
* bisherige Messe- und Eventerfahrung
* Kommunikations- und Präsentationsfähigkeit
* Sprachkenntnisse
* Kenntnisse der jeweiligen Branche
* regionale Verfügbarkeit
* aussagekräftige und aktuelle Fotos
* Erfahrungen mit Marken- oder Produktpräsentationen
Das Aussehen allein sollte nicht ausschlaggebend sein. Entscheidend ist, ob eine Person die Marke glaubwürdig repräsentieren und die vorgesehenen Aufgaben professionell erfüllen kann.
Warum ist das Briefing für Messepersonal entscheidend?
Auch erfahrenes Personal benötigt ein klares Briefing. Darin sollten neben Einsatzort und Arbeitszeiten auch Ansprechpartner, Aufgabenverteilung, Markenbotschaften und organisatorische Abläufe genannt werden.
Zu einem guten Messebriefing gehören:
* Informationen zum Unternehmen und Produkt
* Ziele des Messeauftritts
* konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten
* wichtige Ansprechpartner
* gewünschte Besucheransprache
* Antworten auf häufige Fragen
* Pausenregelung und Einsatzzeiten
* Dresscode und Verhaltensregeln
* Ablauf bei Beschwerden oder besonderen Situationen
Je stärker Messepersonal in Beratung oder Lead-Erfassung eingebunden ist, desto ausführlicher sollte die Vorbereitung ausfallen.
Was kostet Messepersonal?
Die Kosten für Messepersonal hängen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören Einsatzdauer, Qualifikation, Aufgabenbereich, Sprachkenntnisse, Messestandort und Buchungsvorlauf.
Zusätzliche Kosten können durch Anfahrt, Übernachtung, einheitliche Kleidung, Schulungen oder sehr kurzfristige Buchungen entstehen. Produktberater, Moderatoren und mehrsprachige Fachkräfte werden in der Regel anders kalkuliert als Personal für einfache Empfangs- oder Servicetätigkeiten.
Deshalb sollte eine Anfrage möglichst genaue Angaben zu Zeitraum, Einsatzort, Aufgaben und benötigter Personenzahl enthalten. Auf dieser Grundlage kann eine Agentur das passende Team zusammenstellen und ein individuelles Angebot erstellen.
Wie kann man Messepersonal buchen?
Messepersonal kann direkt, über Personalplattformen oder über eine spezialisierte Agentur gebucht werden. Eine Agentur übernimmt je nach Auftrag die Recherche, Vorauswahl, Verfügbarkeitsprüfung und Vermittlung geeigneter Personen.
Für eine konkrete Anfrage sollten mindestens folgende Angaben vorliegen:
* Messe und Veranstaltungsort
* Datum und tägliche Einsatzzeiten
* Anzahl der benötigten Personen
* vorgesehene Aufgaben
* notwendige Sprachkenntnisse
* gewünschte Erfahrungen oder Qualifikationen
* Dresscode
* geplanter Budgetrahmen
Je früher Messepersonal angefragt wird, desto größer ist gewöhnlich die Auswahl geeigneter und regional verfügbarer Personen. Auch kurzfristige Besetzungen können möglich sein, sind aber stärker von Ort und Anforderungsprofil abhängig.
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